Track Aid è un database ad uso esclusivamente di ufficio, messo a punto dalla Sede AICS di Maputo per consentire di conoscere lo stato di avanzamento dell’iter amministrativo e gestionale di ciascun progetto attivo nei paesi di competenza della sede.
E’ stato disegnato prendendo spunto dai sistemi di tracking usati dagli spedizionieri per poter avere una conoscenza in tempo reale del percorso che sta compiendo un determinato documento.
Analogamente ad un percorso “fisico” di un oggetto che si sposta da una origine ad una destinazione, un progetto di cooperazione si sviluppa lungo un percorso amministrativo/gestionale, muovendosi idealmente da una origine (il momento in cui il progetto “esiste”, viene inserito nella programmazione e si avvia un processo di formulazione/valutazione) fino alla sua approvazione, realizzazione e conclusione. In ciascuna di queste fasi l’iter gestionale segue alcune “tappe” sostanzialmente standardizzate a seconda della tipologia del progetto e delle modalità di esecuzione. Il sistema di tracking codifica queste tappe e consente a tutti i soggetti interessati presso l’AICS e presso la DGCS di conoscere in tempo reale a che punto si trova un progetto.
I dati in questo modo inseriti consentiranno anche di effettuare delle elaborazioni per analizzare le tempistiche correlate a ciascuna delle “tappe” dell’iter gestionale e disporre di informazioni utili ad un controllo gestionale dell’attività di cooperazione.
Analogamente al database Open Aid anche nel sistema tracking si può accedere e scaricare i principali documenti tecnici dell’iniziativa ma anche alcuni documenti amministrativi che consentono di monitorare l’andamento delle spese (gli Stati di Avanzamento Finanziari).
L’accesso al sistema avviene in base al numero di AID del singolo progetto e solo se si è in possesso di password che viene rilasciata dalla sede AICS di Maputo su richiesta del personale autorizzato ad accedere ai dati.
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